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(zumindest für einen Monat)

Viele Meetings sind reine Zeitverschwendung. Der Grund: Die Themen sind unklar, das Treffen unproduktiv und die Ergebnisse oft dürftig. Manche Teilnehmer*innen wissen gar nicht, warum sie beim Meeting anwesend sind, es gibt keinen roten Faden oder kein definiertes Ziel.

Meetings sind oft toxisch. Ziellos, zäh und sauerstoffarm stumpfen sie Teilnehmer*innen systematisch ab. Die Mitwirkenden glauben dann irgendwann selbst, dass nur brutale Sitzungen mit möglichst zähem Verlauf echte Arbeit sind. Wir kennen diesen grotesken Irrtum aus vielen größeren Organisationen, die wir in den letzten Jahren begleitet haben.
Das Gegenteil ist der Fall: Ausufernde Meetings sind ein Killer für Produktivität und Kreativität. Rund 15 Prozent der Arbeitszeit der gesamten Belegschaft entfallen auf Meetings; der Output für so viel Zeitaufwand ist aber überraschend gering.
Nicht nur, dass die Zeit, die für Meetings aufgewendet wird manchmal überflüssig ist – die zahlreichen Meetings unterbrechen immer wieder den Arbeitsfluss und nicht selten muss die verlorengegangene Zeit als Überstunden nachgeholt werden und das Stresslevel steigt.

Für uns ist klar: Wir wollen Strukturen vereinfachen, Besprechungen sinnvoll auswählen und das Zeitmanagement den Kooperateur*innen selbst überlassen. Zeit ist eine wichtige Ressource und die soll von den Teammitgliedern nicht für Meetings aufgewendet werden, in denen sie nicht sein müssen oder wollen.

Wir setzen an zwei Kernprobleme an: kontraproduktives Konferenzverhalten in der Unternehmenskultur und am systematischen Streichen überflüssiger Meetingtermine.

Um an die Kernprobleme zu kommen, sind wir in der KOOPERATIVE so vorgegangen:

1. Status Quo ermitteln
   Um herauszufinden, was überhaupt die Optimierungsmöglichkeiten sind, muss herausgefunden werden, wie der Status quo ist, wie die Mitarbeiter*innen die Meetings wahrnehmen und ob sie bereits konkrete Handlungsvorschläge haben.
   Wir haben ein Meeting über Meetings im Rahmen unseres Strategiecamps abgehalten, um eine gemeinsame, offene Diskussion zu führen. Dabei ist es wichtig, dass alle Teammitglieder eingebunden sind und so zu einer Lösung beitragen können, denn manchmal sind die Probleme bekannt, werden aber schlicht nicht kommuniziert.
2. Arbeitsgruppe „Circle Meetings“
   Als Ergebnis wurde die Arbeitsgruppe „Circle Meetings“ gegründet, die sich regelmäßig trifft, um weiter an den Problemen zu arbeiten. Im ersten Schritt wurde von der Arbeitsgruppe eine Umfrage erstellt, in denen alle Teammitglieder ihre Pains und Needs formulieren und aus deren Antworten Handlungsoptionen abgeleitet wurden.
3. Testen, Testen, Testen!
   Wir probieren in der KOOPERATIVE viel aus. Manches davon stellt sich als absolut unnötig heraus, bei manchen Dingen bleiben wir und von anderem nehmen wir uns die besten Elemente heraus.
   Uns ist eine Teamkultur, die kreativ, fehlertolerant und experimentierfreudig ist wichtig, deshalb haben wir uns entschieden, einen meetingfreien Monat zu testen, d.h.: alle Regeltermine werden aus den diversen Teamkalendern gelöscht. Es ist irre wie viele Termine unser kompaktes 30 köpfiges Team angehäuft hat: Teamlead-Meetings, Das wöchentliche Show and Tell, der #TeaTimeTalk, der HR Jour Fix, das Weekly Kommunikation …
   Ziel ist es, herauszufinden, welche Meetings überflüssig und somit nicht für die Arbeit relevant sind.
   Das heißt konkret: Wir streichen im September alle Treffen, an denen verpflichtend teilgenommen werden muss. Meetings und Besprechungen sind natürlich nicht verboten, sollen jedoch initiativ und streng anlassbezogen von den Teammitgliedern organisiert werden.

Dafür haben wir drei Regeln aufgestellt:

1. Ist ein Meeting vielleicht nur eine Email oder ein kurzer Chat?
2. Teilnehmer*innenzahl auf ein Minimum begrenzen. Reicht eventuell auch ein Vier Augen Gespräch?
3. Das Meeting gut vorbereiten, d.h. frühzeitig eine Agenda rumschicken, Methodenvielfalt nutzen, Zeit gut planen und einteilen, Themen und Ziele vorab definieren und Verantwortlichkeiten festhalten

Open End: Vielleicht überzeugt uns der meetingfreie Monat und wir bleiben dauerhaft dabei.
Eventuell berichten wir aber auch in einem Monat davon, warum wir es für sinnvoll halten, möglichst viele Meetings zu haben – so oder so werden wir in unserem Blog über unsere Erfahrungen berichten.

Autorin: Corinna Meisenbach